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商务签字仪式的礼仪力量

2021-04-09 12:42:58| 来源:| 编辑:| 点击:0次

商务签字仪式的礼仪

商务签字仪式,是商务活动中的合作伙伴经过洽商或谈判,就彼此之间进行商务合作、商品交易或某种争端达成协议或订立合同后,由各方代表正式在有关的协议或合同上签字的一种庄严而隆重的仪式。举行签字仪式。应注意以下几个环节:

一、待签文本的准备

1,对待文本的准备要慎重严肃

洽谈或谈判结束后,双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作。文本一旦签字就具有法律效力,因此,对待文本的准备应当慎重严肃。

2,核对各种批件要认真

在准备文本的过程中,除要校对谈判协议条件与文本的一致性以外,还要核对各种批件,主要是项目批件、许可证、设备分交文件、用汇证明、订货卡等是否完备,合同内容与批件内容是否相符等等审核文本,必须对照原稿件,做到每字不漏,对审核中发现的问题,要及时互相通报,通过再谈判,达到谅解一致,并相应调整签约时间。在协议或合同上签字的有几个单位,就要为签字仪式提供几份文本。如有必要,还应为各方提供一份副本。与外商签署有关的协议、合同时,按照国际惯例,待签文本应同时使用宾主双方的母语。待签文本通常应装订成册,并以真皮、仿皮或其他高档质料作为封面,以示郑重。其规格一般是大八开,所使用的纸张务必高档,印刷务必精美。作为主方应为文本的准备提供准确,周到、快速的服务。

二、签字人员的安排

在举行签字仪式之前,有关各方应预先确定好参加签字仪式的人员,并向其有关方面通报。客方尤其要将自己一方出席签字仪式的人数提前通报给主方,以便主方安排。签字者的人选要视文件的性质来确定,可由最高负责人签,也可由具体部门负责人签,但双方签字人的身份应该对等。参加签字的有关各方事先还要安排一名熟悉签字仪式详细程序的助签人员,并商定好签字的有关细节。其他出席签字仪式的陪同人员,基本上是双方参加谈判的全体人员,按一般礼貌做法,人数最好大体相等。为了表示重视,双方也可对等邀请更高一层的领导人出席签字仪式。

三、签字场地的布置

举行签字仪式的场地,一般视参加签字仪式的人员规格、人数多少及协议中的商务内容重要程度来确定。多数是选择在客人所住的宾馆、饭店,或东道主的会客厅,洽谈室。无论选择在何处举行,都应征得对方的同意。

8月17日上午 签字场地的布置:一般是在签字厅(或室)内设置长方桌作为签字桌,桌面覆盖深绿色台呢布(但要注意双方的颜色忌讳)、桌后放置两张椅子作为双方签字人座位,主左客右。座前陈列各自保存的文本,上端分别放置签字时使用的文具,如签字笔、吸墨器等。如与外商签署协议或合同,还应将各自一方的国旗布置在该方签字者的正前方。如签署多边性协议时,各方的国旗则应依一定的礼宾顺序插在各方签字者的身后。

四、签字仪式的程序

签字程序礼仪性极强。所有参加签字仪式的人员都应注意自己的仪表、仪态,穿着打扮要整洁、得体,举止要大方、自然,既不能严肃有余。也不能过分喜形于色。双方出席签字仪式的人员准时步入签字厅后,签字者按主左客右的位置人座。双方其他陪同人员分主客两方各自以职位、身份高低为序,自左向右(客方)或自右向左(主方)排列站立于各签字者之后,或坐在己方签字者的对面。双方助签人员则分别站在己方签字者的外侧,协助翻揭文本,指明签字处,并为业已签署的文件吸墨防祸。

签字时,按国际惯例,遵守轮换制。签字者首先在各自保存文本的左边首位处签字,然后由助签人员互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,虽后由双方签字者起立互相交换文本,并相互握手致意,其他陪同人员鼓掌祝贺,仪式达到高潮时宣告结束。

随后服务小姐用托盘端上香槟酒,供双方出席签字仪式的人员举杯庆贺。接着请双方最高领导者及客方先退场,然后东道主再退场。整个仪式以半小时为宜。

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